Автоматизация склада для малого и среднего бизнеса: WMS, учет, хранение, особенности

Автоматизация склада для малого и среднего бизнеса: WMS, учет, хранение, особенности

Автоматизация складских процессов играет важную роль в успешном управлении логистическими цепочками. Для предприятий малого и среднего бизнеса (МСБ) это перестаёт быть просто преимуществом и становится необходимостью.

В эпоху расширения онлайн-торговли, повышения требований к учету и маркировке товаров, а также роста ожиданий клиентов относительно скорости и качества обслуживания — внедрение Warehouse Management System (WMS) помогает оптимизировать процессы хранения, учета и отгрузки товаров.

Однако малый и средний бизнес часто сталкиваются с ограничениями бюджета, ресурсов и квалификации сотрудников, что требует индивидуального подхода к выбору и внедрению систем автоматизации. При этом важно учитывать особенности различных бизнес-направлений и типы продукции, которые предполагают разные условия хранения и учета.

Особенности малого и среднего бизнеса в складской логистике

Малый бизнес

Малый бизнес обычно характеризуется следующими признаками:

• Небольшие площади склада - как правило, до 500 м².
• Небольшое количество сотрудников - от 1 до 5 человек.
• Ограниченный ассортимент продукции, часто узкая специализация.
• Относительно небольшой товарооборот и объем заказов.
• Ограниченный бюджет на IT и логистику.
• Часто отсутствие выделенного ИТ-отдела или специалистов по логистике.

Средний бизнес

Средний бизнес, в отличие от малого, имеет:

• Склады от 500 до 5 000 м².
• Персонал от 5 до 20 человек.
• Более широкий ассортимент и товарооборот.
• Более сложные бизнес-процессы и необходимость интеграции с другими системами (ERP, CRM).
• Возможность инвестировать в более сложные решения и оборудование.

Общие вызовы для малого и среднего бизнеса

• Необходимость быстрого реагирования на изменения рынка и спроса.
• Ограниченные ресурсы на внедрение и поддержку IT-решений.
• Требование к высокой точности учета, чтобы избежать потерь и штрафов.
• Рост требований со стороны государства (например, маркировка товаров).

Отличия автоматизации склада в малом, среднем и крупном бизнесе

Для малого и среднего бизнеса важна простота, скорость внедрения и окупаемость решений. В то время как крупный бизнес может позволить себе сложные и дорогостоящие системы, МСБ нуждается в легких, доступных и гибких инструментах.

Роль системы «Честный ЗНАК» в автоматизации склада

С 2019 года в России функционирует национальная система маркировки товаров «Честный ЗНАК», созданная для борьбы с подделками и упрощения отслеживания пути товаров. Для малого и среднего бизнеса, который работает с маркированными товарами (например, алкоголь, табак, обувь, одежда, лекарства), интеграция с этой системой становится обязательной.

При работе с «Честным ЗНАКОМ» необходимо учитывать следующие моменты:

• требуется зарегистрироваться в системе и получить уникальные коды маркировки;
• нужно обязательно регистрировать приемку, хранение, перемещение и продажу маркированных товаров;
• необходимо интегрировать WMS с системой маркировки для автоматического обмена данными;
• следует контролировать подлинность товара на всех этапах складской логистики;
• соблюдение этих условий поможет избежать штрафов и блокировок во время проверок.

Для малого и среднего бизнеса важно, чтобы выбранная система WMS поддерживала обмен данными с «Честным ЗНАКОМ», была удобной в использовании и не требовала значительных затрат на доработку.

Типы продукции и особенности их хранения в малом и среднем бизнесе

Одежда

Одежду можно хранить на вешалках, в коробках или на полках. Чтобы сохранить её в надлежащем состоянии, нужно защитить вещи от пыли, влаги и механических повреждений. Важно вести адресный учет одежды по размерам, цветам и коллекциям. Ассортимент одежды часто меняется, это товар с высокой сезонностью. Часто требуется маркировка и учет по артикулам.

Алкоголь

Алкогольную продукцию необходимо маркировать в системе «Честный ЗНАК». Нужно следить за сроками годности и условиями хранения (температурой и влажностью). Требуется строгий учёт и отчётность. Часто необходимо выделить для хранения отдельное помещение с контролируемыми условиями.

Товары для маркетплейсов

Для маркетплейсов характерно наличие широкого ассортимента и мелких партий товаров. Требуется высокая скорость обработки заказов. Необходимо интегрировать систему с платформами маркетплейсов, чтобы синхронизировать остатки и заказы. Также нужна упаковка и комплектация товаров под конкретные заказы.

Продукты питания

При хранении продуктов питания важно соблюдать требования к температурному режиму и срокам годности. Необходимо регулярно проводить инвентаризацию и списание просроченных товаров. Нужно следить за соблюдением санитарных норм. Продукты питания отличаются быстрой оборачиваемостью.

Электроника

Электронную технику следует хранить в оригинальной упаковке, защищая от статического электричества. Важно вести учет серийных номеров и гарантийных сроков. Часто требуется страхование и контроль за условиями хранения.

Косметика

При хранении косметики нужно следить за сроками годности. Косметические средства следует размещать в сухих и прохладных помещениях. Также важно вести учет партий и серий.

Хозяйственные товары

Хозяйственные товары могут сильно различаться по размерам и весу. Для их хранения нужно оптимизировать складские площади и маршруты комплектации. Часто хозяйственные товары хранят на палетах.

Автоматизация склада для малого бизнеса

Проблемы и пути их решения

Малым предприятиям необходимы простые и доступные инструменты для управления бизнесом. Среди основных задач:

• ведение учета товаров
• минимизация ошибок при приемке и отгрузке
• быстрая обработка заказов
• соблюдение требований системы маркировки «Честный ЗНАК»

При этом у малого бизнеса часто ограничены бюджет на внедрение и поддержку систем, а также уровень квалификации персонала.

Выбор WMS-системы

Для решения этих задач подходят облачные WMS-системы с оплатой по подписке (SaaS). Они обладают следующими преимуществами:

• простой и понятный интерфейс;
• низкие требования к оборудованию (можно использовать смартфоны и планшеты с приложениями для сканирования штрихкодов);
• возможность интеграции с онлайн-кассами и системами маркировки;
• масштабируемость в соответствии с ростом бизнеса.

Управление учетом и хранением товаров

Облачные WMS-системы позволяют использовать штрихкодирование для ускорения процессов приёмки и отгрузки товаров. Также они обеспечивают простую адресацию на складе (например, по рядам и полкам), регулярную инвентаризацию, контроль остатков и автоматическое оповещение о необходимости закупок.

Особенности внедрения

Внедрение облачной WMS-системы имеет следующие особенности:

• быстрый запуск без значительных затрат на оборудование;
• быстрое обучение персонала;
• возможность начать с базовых функций и постепенно расширять функционал.

Автоматизация склада для среднего бизнеса

Потребности и возможности среднего бизнеса

Средний бизнес сталкивается с рядом сложных задач, среди которых:

• широкий ассортимент и большие объёмы товаров;
• необходимость интеграции с ERP и CRM системами;
• потребность в аналитике и прогнозировании;
• соблюдение законодательных требований (маркировка, санитарные нормы);
• оптимизация складских процессов для сокращения затрат.

Выбор WMS-системы

Для решения этих задач важно выбрать подходящую WMS-систему, которая может предложить:

• локальные или гибридные решения с возможностью кастомизации;
• поддержку сложных схем адресного хранения и маршрутизации;
• интеграцию с системами маркировки, такими как «Честный ЗНАК»;
• модули аналитики и отчётности;
• поддержку автоматизации инвентаризаций и планирования закупок.

Учёт и хранение

Система должна обеспечивать:

• адресное хранение с учетом специфики продукции;
• автоматизацию контроля сроков годности и условий хранения;
• использование терминалов сбора данных и сканеров;
• интеграцию с системами маркировки и онлайн-кассами.

Особенности внедрения

Внедрение системы должно осуществляться поэтапно, с созданием пилотных зон, обучением и поддержкой персонала. Также необходимо внедрить соответствующее оборудование (сканеры, терминалы, принтеры этикеток) и провести тестирование и оптимизацию бизнес-процессов.

Практические рекомендации по внедрению WMS в малом и среднем бизнесе

1. Анализ текущих процессов. Проведите аудит складских операций, чтобы выявить слабые места и определить цели автоматизации.
2. Выбор подходящей WMS-системы. Сравните различные решения по функционалу, стоимости, поддержке и возможностям интеграции.
3. Планирование внедрения WMS. Разработайте детальный план внедрения системы с учетом доступных ресурсов и сроков.
4. Обучение персонала. Организуйте обучение сотрудников на всех этапах внедрения системы и обеспечьте им необходимую поддержку.
5. Интеграция с «Честным ЗНАКОМ». Убедитесь, что выбранная WMS-система поддерживает обмен данными с маркировочной платформой «Честный ЗНАК».
6. Тестирование и оптимизация. Запустите пилотные проекты, соберите обратную связь от пользователей и внесите необходимые корректировки в систему.
7. Мониторинг эффективности. Регулярно оценивайте ключевые показатели эффективности и при необходимости корректируйте процессы.

Внедрение автоматизации на складе — значимый шаг для повышения эффективности малого и среднего бизнеса. Правильно выбранная и внедрённая WMS-система помогает оптимизировать учет, хранение и обработку заказов. Это позволяет сократить издержки и улучшить качество обслуживания.

При выборе системы важно учитывать особенности бизнеса, типы продукции и требования законодательства. Например, необходимо предусмотреть интеграцию с системой «Честный ЗНАК».

Грамотный подход к автоматизации склада способствует устойчивому росту и повышению конкурентоспособности бизнеса на рынке.

План внедрения WMS INTEKEY CLOUD для небольшой сети из 10 магазинов алкогольной продукции (малый бизнес)

Данный план адаптирован под малый бизнес с учётом специфики алкогольной продукции, требований законодательства (ЕГАИС, «Честный Знак») и особенностей облачного решения INTEKEY WMS CLOUD, которое идеально подходит по функционалу, стоимости и простоте внедрения.

1 этап: Подготовительный

1. Анализ текущих процессов и задач
• Оценить существующие процессы приемки, хранения и отгрузки алкогольной продукции в каждом магазине и на центральном складе
• Выявить основные проблемы: ошибки учета, задержки, несоответствия в данных по маркировке
• Определить ключевые цели внедрения: автоматизация учета акцизных марок, интеграция с ЕГАИС и «Честным Знаком», ускорение обработки заказов
• Составить список ассортимента с учетом специфики алкогольной продукции и требований к маркировке
2. Формирование технического задания
• Определить необходимый функционал INTEKEY WMS CLOUD: учет по партиям и серийным номерам, FEFO (сроки годности), интеграция с ЕГАИС и «Честным Знаком», поддержка агрегации марок
• Выбрать оборудование: мобильные терминалы сбора данных (ТСД) с поддержкой сканирования акцизных марок и QR-кодов, принтеры этикеток
• Определить требования к интеграции с 1С или другой учетной системой, используемой в сети
• Запланировать этапы внедрения с учетом минимизации простоев.

2 этап: Выбор и закупка ПО и оборудования

1. INTEKEY WMS CLOUD
• Облачное решение по подписке (~20 000 ₽/мес), не требующее выделенного IT-администратора
• Удобный, интуитивный интерфейс с оптимизированной навигацией для ускорения работы персонала
• Полная поддержка учета акцизных марок, интеграция с ЕГАИС и «Честным Знаком»
• Возможность работы на большинстве современных устройств (Android, Windows)
2. Оборудование
• Терминалы сбора данных с поддержкой сканирования QR-кодов акцизных марок
• Принтеры этикеток для печати внутренних этикеток и маркировочных наклеек
• Сканеры штрихкодов для приёмки и отгрузки
• При необходимости - базовое сетевое оборудование для обеспечения стабильной связи

3 этап: Настройка и адаптация системы

1. Конфигурация WMS под специфику бизнеса
• Настройка справочников товаров с параметрами: артикул, описание, сроки хранения, номера партий, акцизные марки
• Внедрение FEFO-логики (первым уходит товар с ближайшим сроком годности)
• Настройка процессов приёмки с автоматической проверкой подлинности акцизных марок и фиксацией срока их действия
• Организация адресного хранения с учетом особенностей алкогольной продукции (температура, влажность)
• Определение ролей и прав доступа для персонала с разграничением функций (приемка, отгрузка, инвентаризация)
2. Интеграция с внешними системами
• Интеграция с УТМ для обмена данными с ЕГАИС
• Интеграция с 1С или другой учетной системой для синхронизации остатков и финансовых данных
• Настройка обмена данными между центральным складом и магазинами для контроля остатков и планирования поставок

4 этап: Ввод данных и тестирование

1. Загрузка начальных данных
• Импорт остатков и карточек товаров из текущей учетной системы
• Проведение инвентаризации с фиксацией акцизных марок и серийных номеров
• Ввод данных по каждому магазину и складу в INTEKEY WMS CLOUD
2. Тестирование ключевых процессов
• Проверка корректности приёмки с контролем маркировки и блокировкой дублирующих кодов
• Тестирование процессов комплектации и отгрузки заказов в магазины
• Проверка интеграции с ЕГАИС и УТМ на предмет корректного обмена данными
• Отработка сценариев возвратов и списаний

5 этап: Обучение персонала

• Обучение сотрудников складов и магазинов работе с мобильными терминалами и интерфейсом INTEKEY WMS CLOUD
• Разъяснение правил работы с маркировкой, особенностей учета алкогольной продукции
• Проведение практических занятий и создание инструкций по основным операциям
• Организация поддержки и консультаций в первые недели после запуска

6 этап: Пилотный запуск и масштабирование

• Запуск системы на одном-двух магазинах и центральном складе в тестовом режиме
• Сбор обратной связи, выявление и устранение проблем
• Корректировка бизнес-процессов и параметров системы
• Поэтапное расширение внедрения на всю сеть из 10 магазинов

7 этап: Полный запуск и сопровождение

• Перевод всех магазинов и склада на работу с INTEKEY WMS CLOUD
• Регулярный мониторинг работы системы и остатков
• Обеспечение обновлений и поддержки со стороны INTEKEY
• Адаптация к изменениям законодательства и развитию бизнеса
• Аналитика эффективности и оптимизация процессов на основе данных WMS

Итог

Использование облачной WMS INTEKEY CLOUD для сети из 10 магазинов алкогольной продукции позволит:

• Автоматизировать точный учет марок с контролем акцизных марок и интеграцией с ЕГАИС и «Честным Знаком»
• Снизить ошибки и ускорить обработку заказов благодаря удобному интерфейсу и мобильным терминалам
• Избавиться от необходимости содержать IT-администратора и больших капитальных вложений благодаря модели SaaS
• Повысить прозрачность и управляемость складскими процессами, что критично для малого бизнеса

Это решение идеально подходит для малого бизнеса, обеспечивая баланс между функционалом, стоимостью и простотой внедрения.