Обмен данными в 1С: универсальный формат, XML и настройка

Обмен данными в 1С: универсальный формат, XML и настройка

Обмен данными в 1С – это передача справочников, документов, остатков и статусов между базами 1С или между 1С и другими системами. В платформе для этого есть несколько механизмов: синхронизация в универсальном формате EnterpriseData, обработка «Универсальный обмен данными в формате XML» с правилами обмена, распределенные информационные базы (РИБ) и обмен через программный интерфейс (API). Какой из них выбрать, зависит от задачи: связать две типовые конфигурации, две одинаковые базы или 1С и внешнюю систему, например, складскую.

В этой статье мы разберем, чем отличаются механизмы обмена, как настроить обмен данными в 1С и какие ошибки встречаются чаще всего. Отдельно покажем, как 1С обменивается данными со складской системой.

Что такое обмен данными в 1С

Информационная база 1С редко живет одна. Бухгалтерия ведется в одной конфигурации, торговля в другой, склад в отдельной системе, а филиалы работают в собственных базах. Чтобы одни и те же данные не вводили вручную несколько раз, их передают между системами автоматически.

Обмен решает четыре задачи:

• избавляет от двойного ввода контрагентов, номенклатуры и документов;
• держит согласованными справочники и остатки в нескольких системах;
• передает факт: например, склад отгрузил товар, и документ в учетной системе получает фактическое количество;
• собирает данные филиалов в центральной базе.

Любой обмен состоит из трех шагов: источник выгружает данные, канал их передает (файл, сеть, веб-запрос), приемник загружает и проверяет. Ошибки возникают на каждом из этих шагов, и о них мы поговорим ниже.

Какие механизмы обмена есть в 1С

Механизмов несколько, и они решают разные задачи.

Основа большинства из них – объект конфигурации «План обмена». Он хранит список узлов (баз, с которыми идет обмен) и отслеживает, какие объекты изменились и ждут отправки. Файлы, электронная почта и FTP-сервер – это только способы доставить данные, а не отдельные механизмы обмена.

Универсальный формат обмена EnterpriseData

EnterpriseData — общий формат, в котором типовые конфигурации 1С передают данные друг другу. Идея следующая: каждая программа умеет превращать свои данные в этот формат и принимать данные из него, поэтому для каждой пары конфигураций не нужно писать отдельные правила. Универсальный формат поддерживают «1С:Управление торговлей» (УТ), «1С:Комплексная автоматизация» (КА), «1С:ERP Управление предприятием» (ERP), «1С:Бухгалтерия», «1С:Розница», «1С:Управление нашей фирмой» (УНФ) и другие типовые решения.

Обмен идет через планы обмена. Запустить его можно кнопкой «Синхронизация» вручную или настроить автоматический запуск по расписанию. У самого формата есть версии, и обе базы должны поддерживать общую версию, поэтому перед настройкой стоит проверить релизы конфигураций.

Где это найти в интерфейсе, зависит от программы:

• в «1С:Бухгалтерии» — «Администрирование» → «Синхронизация данных»;
• в «1С:Управлении торговлей» — «НСИ и администрирование» → «Синхронизация данных»;
• в «1С:Управлении нашей фирмой» — «Настройки» → «Синхронизация данных».

Это штатный механизм, поэтому для обмена между типовыми конфигурациями начинать стоит с него, а не с написания собственных правил.

Универсальный обмен в формате XML и правила обмена

Обработка «Универсальный обмен данными в формате XML» есть в типовых конфигурациях 1С. Она выгружает данные в файл и загружает их из файла, поэтому ее используют для разового переноса и для обмена там, где готового формата нет. XML — это текстовый формат разметки, файл можно открыть и прочитать.

Название обманчиво. Единого формата с таким именем нет: «универсальная» означает, что обработка функционирует в любой конфигурации. Что именно выгружать и как реквизиты одной базы соответствуют реквизитам другой, описывают правила обмена. Это отдельный файл: в нем перечислены объекты, реквизиты и способ их сопоставления. Правила обычно готовят в специальной конфигурации «Конвертация данных».

Порядок работы такой:

1. В базе-источнике указывают файл правил обмена и имя файла выгрузки, затем нажимают «Выгрузить данные».
2. В базе-приемнике на вкладке «Загрузка данных» указывают тот же файл и запускают загрузку.

Прежде чем загружать данные в рабочую базу, стоит проверить их на тестовой копии: правила обмена выполняются как есть, и ошибка в них превращается в ошибку в данных.

Обмен между базами 1С: синхронизация и РИБ

В обмене между базами 1С есть два основных сценария, и их часто путают.

• Синхронизация между разными конфигурациями. Например, «Управление торговлей» и «Бухгалтерия». У каждой базы своя конфигурация, а данные передаются в общем формате. При первой синхронизации загружаются все элементы, при следующих — только новые и измененные.
• РИБ. Это схема, в которой конфигурации баз одинаковы. Одна база главная (центральная), остальные — подчиненные (периферийные). Через РИБ передаются не только данные, но и изменения самой конфигурации, а если один объект изменили в двух базах одновременно, конфликт решается по иерархии «главная — подчиненная».

Как настраивают обмен данными в 1С: общий порядок

Точный порядок зависит от механизма, но для синхронизации между типовыми конфигурациями схема выглядит так:

1. Подготовьте базы: сделайте резервные копии, проверьте релизы конфигураций и при необходимости обновите их, задайте префиксы информационных баз, чтобы номера документов из разных баз не пересекались.
2. Включите синхронизацию: в разделе «Синхронизация данных» установите флажок «Синхронизация данных».
3. Создайте новую синхронизацию и выберите программу, с которой нужно обмениваться.
4. Укажите способ передачи данных: общий каталог, FTP, электронная почта или другой доступный вариант.
5. Настройте правила отправки и получения: какие данные и в каком направлении передавать, по каким организациям, складам и периодам.
6. Выполните сопоставление и загрузку данных. На этом шаге 1С связывает уже существующие элементы в двух базах, а не создает их заново.
7. Настройте расписание и дату запрета загрузки, чтобы данные старых периодов не попадали в базу.
8. Проверьте обмен: загрузите тестовую порцию данных, посмотрите список предупреждений и убедитесь, что документы и справочники пришли без дублей.

Первичную настройку лучше поручить специалисту, который потом будет сопровождать обмен. Настроить синхронизацию проще, чем разбираться с последствиями неверных правил.

Ошибки обмена данными в 1С и как их предотвратить

Большинство ошибок возникает не в момент передачи, а раньше: из-за качества данных и подготовки баз.

Есть и общие правила, которые снижают риск почти для любого механизма:

• делать резервную копию перед любым изменением настроек обмена;
• проверять изменения на тестовой копии базы, а не на рабочей;
• назначить человека, который отвечает за обмен и регулярно разбирает предупреждения;
• не править правила обмена в рабочей базе без проверки.

Как 1С обменивается данными со складской системой?

Со складской системой (WMS) обмен устроен иначе, чем между двумя типовыми конфигурациями. Складу нужны быстрые данные в обе стороны: задание ушло на склад, а факт приемки или отгрузки вернулся в документ. Поэтому для такой связи чаще используют программный интерфейс (API) складской системы, а не файлы и универсальный формат.

В решении INTEKEY это делает расширение INconnect. Оно устанавливается в базу 1С и обменивается данными с сервером INTEKEY WMS по протоколу HTTP(S) в формате JSON: данные отправляются запросами POST, а результаты запрашиваются запросами GET. Инициатор обмена всегда 1С, сервер WMS к базе 1С не обращается, поэтому публиковать базу в интернете не нужно. В основе лежит знакомый механизм планов обмена: при записи документа он попадает в очередь, расширение отправляет его на склад, а если связь пропала, отправка повторяется.

Например, менеджер проводит реализацию. Документ попадает в очередь обмена, расширение отправляет его в WMS, склад собирает и отгружает заказ, а затем 1С получает статус и фактические количества и приводит документ к факту.

Передаются справочники (номенклатура, упаковки, контрагенты, серии, штрихкоды, коды маркировки) и документы (поступления, заказы клиентов, отгрузки, перемещения, сборки, пересчеты). Обратно приходят статусы документов, фактические количества и остатки по складам.

Подключение выглядит так:

1. Добавляют расширение в разделе «Администрирование» → «Печатные формы, отчеты и обработки» → «Расширения», снимают флажки «Безопасный режим» и «Защита от опасных действий» и перезапускают сеанс.
2. Создают настройку подключения: адрес сервера, учетные данные и проверка соединения кнопкой «Тест подключения».
3. Настраивают, какие объекты и документы участвуют в обмене, и план обмена с отборами по складам и номенклатуре.
4. Выполняют первоначальную выгрузку справочников, затем документов.
5. Включают регламентные задания. Рекомендуемое расписание: выгрузка каждые 1–5 минут, получение статусов каждые 5–15 минут.
6. Проверяют обмен в тестовом режиме без отправки данных и по журналу обмена, где записаны запросы и ответы сервера.

Контроль обмена встроен: журнал запросов, отчет о том, что стоит в очереди на выгрузку, отчет по статусам отправки и отчет по ошибкам в данных. Расширение имеет назначение «Адаптация» и не требует изменять типовую конфигурацию, рассчитано на платформу «1С:Предприятие» 8.3 версии не ниже 8.3.24 и имеет сертификат совместимости с «1С:Предприятием». Код расширения открыт, поэтому его могут дорабатывать и специалисты заказчика. В документации к текущей версии расширения указаны «1С:Управление торговлей» 11 и «1С:ERP Управление предприятием» 2, а для других версий и конфигураций специалисты INTEKEY дорабатывают интеграцию. Подробнее о том, как связывают 1С и WMS, мы писали в статье «Интеграция WMS с 1С».

Заключение

Обмен данными в 1С – это не один механизм, а набор инструментов. Для типовых конфигураций проще всего начать с синхронизации в универсальном формате EnterpriseData, для одинаковых баз подходит РИБ, а универсальный обмен в формате XML с правилами пригодится для разового переноса и нестандартных задач. Большинство проблем возникает не из-за формата, а из-за подготовки: качества справочников, сопоставления данных, согласованных версий и контроля после запуска.

Для связи со складом используют обмен через программный интерфейс. Так работает и расширение INconnect, которое связывает 1С с INTEKEY WMS. Если вы планируете подключить склад к 1С, начните с подготовки учетной базы и описания процессов, а детали интеграции можно обсудить с нашими специалистами.

Частые вопросы

Где в 1С найти универсальный обмен данными?

Зависит от того, какой механизм вы имеете в виду. Синхронизация в универсальном формате настраивается в разделе «Синхронизация данных»: он находится в «Администрировании» в «1С:Бухгалтерии», в «НСИ и администрировании» в «1С:Управлении торговлей» и в «Настройках» в «1С:Управлении нашей фирмой». Обработку «Универсальный обмен данными в формате XML» обычно открывают как внешнюю обработку через меню «Файл» – «Открыть». Набор разделов зависит от конфигурации и релиза, поэтому, если нужного пункта нет, уточните его у администратора 1С.

Можно ли настроить автоматический обмен данными в 1С по расписанию?

Да. Для синхронизации между конфигурациями расписание задают в настройках обмена, а для обмена со складской системой через INconnect включают регламентные задания. Периодичность зависит от задачи: для учетных данных хватает нескольких запусков в день, а для обмена со складом обычно нужны интервалы в несколько минут, чтобы документы быстро попадали на склад, а факт возвращался в 1С.

Чем РИБ отличается от обмена между разными конфигурациями 1C?

РИБ работает между базами с одинаковой конфигурацией и строится по схеме «центральная база – периферийные базы». Через нее передаются и данные, и изменения конфигурации. Обмен между разными конфигурациями, например «Управлением торговлей» и «Бухгалтерией», связывает равноправные базы, каждая из которых живет по своей конфигурации, а передаются только данные в общем формате.

Что такое файл обмена данными в 1С и как его загрузить?

Это файл, в который одна база выгружает данные, чтобы другая их загрузила. Чаще всего такой файл имеет формат XML. Загрузить его можно в обработке «Универсальный обмен данными в формате XML»: на вкладке «Загрузка данных» указывают имя файла и запускают загрузку. Перед загрузкой в рабочую базу сделайте резервную копию или проверьте файл на тестовой копии.

Почему после обмена в 1С появляются дубли в справочниках?

Обычно потому, что при первой синхронизации не выполнили сопоставление данных: 1С не узнала, что контрагент или товар в двух базах один и тот же, и создала новый элемент. Дубли возникают и тогда, когда ключевые реквизиты (ИНН, артикул, наименование) в базах заполнены по-разному. Чтобы их избежать, выполните сопоставление до первой загрузки и приведите справочники к единому виду. Уже появившиеся дубли можно найти и объединить штатной обработкой поиска и удаления дублей.